Oltre che un’evoluzione, l’infrastruttura informatica è una scelta imprescindibile, soprattutto in determinati settori. Nell’ambito sanitario, per esempio, riveste un peso enorme sul corretto funzionamento di una struttura: infatti, in questa realtà ci sono delle funzionalità che non possono essere trascurate.
Dalla postazione di accettazione alla sala operatoria, passando per una serie di ambiti frapposti, il peso di una corretta tecnologia IT è parte integrante e incide sulla qualità del lavoro quotidiano e sulla sicurezza degli operatori e dei pazienti. Il personale che opera direttamente con i dispositivi installati prende parte a questa strutturata visione d’insieme.
Sala d’attesa o attesa in sala?
Il primo luogo in cui il paziente o cliente si interfaccia con il personale della struttura è proprio la sala di accettazione. Le persone devono essere guidate, intrattenute nelle attese e direzionate in maniera efficiente ed efficace.
A supporto degli operatori, che devono comunque confrontarsi con una parte burocratica decisamente importante, ci sono soluzioni che possono alleggerire e ottimizzare l’interfacciarsi con il pubblico.
Il Digital Signage offre moltissime possibilità, altamente personalizzabili, per gestire gli step che non richiedono un confronto diretto con l’operatore. I dispositivi di Digital Signage, oltre a sistemi eliminacode impostati ad hoc, totem informativi che possono essere anche interattivi, schermi d’intrattenimento e pubblicitari, sono un efficace sistema per intrattenere nell’attesa, ma anche un aiuto nel velocizzare il servizio. Si possono prevedere soluzioni interfacciabili con i dispositivi mobili, in modo da permettere di ricevere le informazioni necessarie anche sul proprio cellulare.
L’iter da seguire prima di un particolare esame diagnostico o anche le indicazioni standard da rispettare dopo analisi di routine, sono scaricabili e stampabili direttamente dal totem, senza dover attendere l’operatore. Anche l’inserimento dei dati personali, così come i pagamenti digitali, possono essere effettuati in maniera più veloce e riservata. Questa tecnologia è generalmente molto semplice e intuitiva, in modo da poter essere fruibile da chiunque.
Dotare una sala d’attesa di segnaletica digitale in grado di offrire contenuti interessanti e informazioni utili, vuol dire permettere al paziente di non vivere l’attesa stessa come un “tempo morto” dimostrandogli, inoltre, di ritenere prezioso il suo tempo.
Operatori operativi o strutture rallentate?
Nei passaggi che richiedono il confronto diretto con l’operatore è fondamentale che quest’ultimo possa lavorare in condizioni ottimali. Per farlo, l’operatore deve poter contare su dispositivi adeguati, connessione stabile e veloce, un sistema operativo performante e, cosa da non dare per scontata, su una formazione all’uso di questi apparati che lo metta in grado di sfruttare al massimo tutte le potenzialità dell’ecosistema.
Il software gestionale è una scelta che va attentamente valutata in base alle esigenze, con aziende specializzate nel settore che possano fornire una piattaforma funzionale alle necessità. Una volta scelta la soluzione software più adatta alle esigenze della struttura, è necessario assicurarsi che anche l’hardware e la rete aziendale presenti siano in grado di supportare al meglio il software.
Sostituire il gestionale è un cambiamento radicale che coinvolge tutto il personale, ma deve sempre e comunque essere mirato ad un miglioramento delle condizioni lavorative. Grazie al supporto sempre più capillare dei fornitori, all’affiancamento di una formazione mirata e al funzionamento sempre più user friendly di questi programmi, il passaggio risulta oggi decisamente più leggero da affrontare e si traduce quasi sempre in una semplificazione dei processi esistenti.
La formazione degli operatori è uno step fondamentale che può essere proposto dall’azienda che installa il software o svolto appoggiandosi ad aziende esterne che la propongono anche con accrediti ECM.
Fondamentale è assicurarsi che l’azienda che fornisce il software si interfacci con il fornitore hardware (e con chi si occupa del settore IT all’interno della struttura), al fine di avere una sinergia che può garantire i migliori risultati.
Ogni struttura dovrebbe avere un’azienda di supporto per seguire la formazione degli operatori che abbia sempre un addetto reperibile e che, in tempi rapidi, possa fornire supporto da remoto e/o on-site.
Inoltre, le aziende che lavorano in questo settore devono avere tecnici in grado di mettere l’utente nella condizione di risolvere i contrattempi più comuni. In tal modo, è possibile far sì che per i piccoli problemi – che sono anche solitamente i più frequenti – non sia per forza indispensabile attendere l’intervento di un tecnico.
Chiunque occupi una postazione deve essere messo in condizione di scegliere il toner giusto, inserire correttamente la carta nella stampante (operazione che, specie con alcune stampanti multifunzione non è del tutto scontata), sapere dove verificare l’inceppamento della carta e avere una formazione di base funzionale all’utilizzo dei terminali, fermo restando che il collegamento col tecnico tramite piattaforme come Anydesk è sempre disponibile.
Eccezione nello straordinario o regola per l’ordinario?
Anche le situazioni di emergenza straordinarie possono dare spunti per l’ordinario: è il caso dello smart working o semplicemente del lavoro da casa, anche tramite accesso VPN.
Ci siamo trovati tutti ad affrontare una situazione che ci ha costretto a cambiare la nostra concezione di lavoro d’ufficio. Da una parte, è stata una rivoluzione alla quale non eravamo preparati a fronteggiare, ma dall’altra è stato l’emergere di un nuovo scenario di opportunità. In un lasso di tempo molto breve, per non fermare le attività, gli uffici sono stati delocalizzati nelle abitazioni private.
Un supporto efficace per permettere di proseguire l’attività lavorativa è stato fondamentale e ha permesso di capire che, nell’ordinario, esiste una modalità operativa che permetta al lavoratore e all’azienda di non fermarsi per imprevisti e lievi patologie. Una strada che per molti ha anche rappresentato una presa di coscienza di come un lavoro delocalizzato possa risultare più produttivo, perché meno stressante nel gestire parte della quotidianità, che si tratti di un intero reparto o un singolo lavoratore.
L’evoluzione ultima di questa situazione è rappresentata dallo smart working che, essendo molto ben regolamentato, è una garanzia sia per il dipendente sia per il datore di lavoro. I diversi software per videoconferenze permettono comunque un confronto in tempo reale nel caso in cui ve ne sia la necessità, il cloud permette la condivisione immediata di documenti e materiale ed entrambi rappresentano una grande semplificazione nell’organizzazione interna, perché sono gestibili indipendentemente dalla posizione reale dell’utente.
Un dispositivo dotato di connessione, supportato da una infrastruttura ben costruita con i giusti requisiti di sicurezza, è condizione sufficiente per poter lavorare in qualsiasi luogo.
Terminati i terminali?
Ogni azienda può trarre vantaggio dal dotare i propri dipendenti di apparati che consentano il lavoro a distanza e, per evitare che questo pesi sul bilancio, ci sono a disposizione soluzioni economicamente valide.
La locazione operativa, grazie ai vantaggi fiscali e alla flessibilità di fornitura, può rappresentare una strada facilmente percorribile. Il noleggio operativo è anche una interessante valutazione da fare nel caso in cui si voglia guardare al futuro in maniera importante, adottando delle soluzioni innovative all’interno della struttura. Prevedere un hardware e un impianto di rete performanti apre la strada all’utilizzo di dispositivi come i carrelli informatizzati che sono, oltre che un indubbio vantaggio in termini di operatività, anche un valore aggiunto all’immagine. Si tratta di strutture molto flessibili e personalizzabili, nonché completamente sanificabili per garantire il rispetto di tutti i protocolli.
Emergenza Sars-Covid19 nel lavoro amministrativo
Con l’arrivo della pandemia, la rivoluzione più evidente in ospedali e cliniche si è verificata in reparto: qui, oltre all’abituale attenzione ai protocolli di igiene, si sono dovute affiancare nuove modalità operative e di comportamento. Oltre all’emergenza sulla prima linea, anche i reparti d’ufficio hanno dovuto subire un’importante trasformazione.
EcoTECH è intervenuta direttamente nella risoluzione delle nuove esigenze emergenti: infatti, con l’imposizione dello smart working (che spesso si è trattato piuttosto di una dislocazione del lavoro d’ufficio), ci siamo trovati a disporre un centinaio di dipendenti amministrativi – tra Ospedale Israelitico e Villa Margherita – nelle condizioni di lavorare da casa.
EcoTECH ha provveduto alla fornitura dei dispositivi necessari, implementati con gli accessori indispensabili per lavorare nelle corrette condizioni (microfoni, telecamere, cuffie, stampanti e scanner). I nostri tecnici hanno lavorato letteralmente giorno e notte per assicurarsi che le configurazioni dei dispositivi permettessero l’accesso virtuale alla postazione in ufficio e che fosse assicurata un’interconnessione tra il personale che necessitava di collaborare.
Partendo dalle posizioni che avevano la massima urgenza di operatività, in 10 giorni tutti avevano il loro ufficio dentro casa perfettamente operativo, anche rendendo utilizzabili – quando si è reso necessario per la difficoltà di reperire dispositivi adeguati – PC privati anche (per usare un eufemismo) non adeguati. Nessun dipendente ha perso un solo giorno di lavoro.
Forniture importanti
Un’altra esperienza è quella che EcoTECH ha avuto con una grande struttura sanitaria di Roma, che ci ha contattati per l’urgente necessità di sostituire i server. Valutate le esigenze della struttura, abbiamo pianificato il deploy fisico di questi macchinari e, grazie alla completa collaborazione dell’azienda fornitrice del software gestionale, siamo riusciti in tempi rapidi a predisporre l’operatività dei dispositivi.
Disposte le macchine virtuali necessarie e i due server fisici, collegati a storage esterno, il lavoro è passato al produttore del software, sempre sotto la supervisione dei nostri tecnici.
Ampliamento della rete aziendale esistente
Villa Margherita si è affidata a noi per sostituire tutti gli apparati di rete della terapia intensiva che, vista l’attuale emergenza, ha anche necessitato di un’implementazione. Il cablaggio, con cavi di categoria 6, è stato realizzato considerando anche la possibilità di ulteriori futuri ampliamenti.
Il tutto è stato eseguito nei tempi concordati con la struttura, sfruttando i momenti di meno afflusso alla struttura (notte e fine settimana, quando necessario).
Conversione in struttura Covid
A causa dell’emergenza pandemica, una delle sedi dell’Ospedale Israelitico è stata convertita quasi interamente in struttura Covid. Le normative che regolano questa “conversione” implicano dei necessari cambiamenti, soprattutto relativi agli spazi operativi.
EcoTECH ha allestito nuove postazioni e adattato quelle esistenti alla nuova suddivisione degli spazi, atti a garantire i corretti distanziamenti nel flusso dei pazienti. Questa esigenza ha comportato lo spostamento degli apparati relativi alle postazioni già esistenti (PC, stampanti, telefoni VoIP, ecc.) oltre che la messa in opera di diverse nuove postazioni. Una mole di lavoro enorme che ha coinvolto, oltre alla sede in oggetto, anche le altre sedi che si sono trovate a gestire parte del flusso di pazienti in esubero dalla struttura principalmente adibita.
È implicito che qualsiasi spostamento e ampliamento deve essere effettuato nel rispetto di precise norme; le strutture sanitarie non possono utilizzare spazi non conformi e non approvati dalla Asl per allestire ambulatori e laboratori.
Laboratorio analisi Biolab
Nel laboratorio analisi Biolab, con la quale EcoTECH collabora da tempo, abbiamo realizzato l’impianto di rete della radiologia. Con l’emergenza Covid anche all’interno dello spazio di accoglienza e nella dislocazione delle postazioni operative, si sono dovute attuare modifiche necessarie a gestire gli spazi di flusso e il distanziamento. Per l’autorizzazione all’esecuzione di test antigenici rapidi queste misure sono state determinanti.
Come fare? Con EcoTECH!
EcoTECH possiede anni di esperienza sul campo e la competenza organizzativa adeguata a far fronte alle particolari esigenze di questo settore e, per questo, può essere il partner perfetto per l’informatica nelle strutture sanitarie. Non solo fornitura, non solo assistenza, ma uno ampio spettro di operatività e consulenza che aiutano la struttura sia nelle operazioni quotidiane che nelle situazioni di emergenza. Coscienti del fatto che lavoriamo, oltre che con macchine, soprattutto con persone, la nostra flessibilità nel supportarti è massima.
Siamo a tua disposizione per cercare di risolvere eventuali criticità, valutare le possibili soluzioni per ottimizzare le potenzialità e le possibilità di crescita all’interno della tua struttura. Non ci limitiamo solo al consiglio e alla fornitura, ma le affianchiamo con la possibilità di avere un supporto di assistenza modulato sulle tue esigenze operative, con tecnici altamente qualificati.
Desideri maggiori informazioni? Contattaci per una consulenza: insieme troveremo soluzioni per dare valore aggiunto al tuo paziente o cliente e rendere efficiente il lavoro degli operatori nella tua struttura sanitaria.
