I sistemi di timbratura presenti in commercio sono diversi: è possibile timbrare con un badge, attraverso un App oppure, ancora, tramite software per la rilevazione delle presenze in Cloud.
Ogni sistema ha vantaggi e svantaggi, per cui non esiste una soluzione perfetta per tutte le aziende. È importante scegliere la modalità che più si addice alle esigenze della propria attività. Ma quindi, quale sistema di timbratura dipendenti è meglio scegliere? Ti guida EcoTech in questo articolo.
Vantaggi e svantaggi dei sistemi di timbratura
Per scegliere il metodo di timbratura più idoneo per la propria azienda è fondamentale tenere conto delle proprie esigenze e di una serie di diversi fattori, come:
- Numero di volte al giorno in cui si intende far timbrare i dipendenti. Alcune aziende richiedono una sola timbratura diurna, alcune 2 o 4 timbrature al giorno (entrata, uscita e pausa pranzo), oppure ancora di più.
- Presenza di commerciali o consulenti che si trovano frequentemente in trasferta e devono timbrare da diversi luoghi;
- Presenza di personale che non utilizza una postazione desktop;
- Livello di fiducia nei dipendenti;
- Presenza di un sistema di controllo accessi;
- Livello di digitalizzazione dei proprio dipendenti.
A seconda delle risposte a questi punti, la tua azienda dovrebbe scegliere una o più modalità di timbratura tra le seguenti.
#1. Timbratura da smartphone
Sia che avvenga tramite Web App, sia attraverso un App, la timbratura digitale tramite smartphone è la soluzione migliore per segnare la propria presenza durante una trasferta. Proprio per questo motivo, quasi tutti i sistemi di timbratura digitale la prevedono.
Il sistema di rilevazione delle presenze via smartphone può anche essere associato alla geolocalizzazione, che è una forma di controllo della localizzazione del dipendente, ma prima di attivarla è meglio confrontarsi con i sindacati. Il rischio di ledere la privacy della persona, infatti, è dietro l’angolo.
Pro: Permette di timbrare anche in trasferta e, grazie alla geolocalizzazione, di tracciare la posizione del dipendente. Non richiede l’acquisto di terminali dedicati alla timbratura.
Contro: Alcuni dipendenti, seppur pochi, potrebbero non disporre di uno smartphone. Richiede il concordamento di una policy specifica per l’uso della geolocalizzazione. Inoltre, non è un sistema adatto per il controllo degli accessi.
#2. Timbratura da Desktop
È possibile far timbrare i propri dipendenti anche dal loro computer aziendale, utilizzando un browser e delle credenziali personali. Al fine di rendere il processo più rapido, alcune imprese attivano un servizio di Single Sign-On, in modo che l’utente possa accedere senza dover inserire e-mail e password ad ogni accesso.
Pro: Non richiede l’acquisto di timbratrici o apparecchiature specifiche.
Contro: Ogni dipendente deve possedere una postazione di lavoro dotata di computer da cui timbrare. Inoltre, è possibile segnare la propria presenza solo dopo aver raggiunto la propria postazione, acceso il computer ed effettuato la connessione ad Internet.
#3. Timbratura con badge
I sistemi di timbratura più diffusi nelle aziende sono ancora quelli composti da badge e terminale. Con questo sistema, i dipendenti timbrano l’entrata al lavoro, l’uscita e le varie pause tramite un tesserino identificativo in materiale plastico associato ad una matricola. È sufficiente avvicinare il badge al sensore del terminale, che indicherà attraverso un segnale sonoro l’avvenuta timbratura.
Pro: Questo sistema non ha problemi di privacy e richiede investimenti contenuti lato hardware e terminali per la timbratura.
Contro: Richiede l’acquisto di badge personali. Gli stessi possono essere persi o rovinati, causando così problemi di sicurezza e ulteriori costi per l’acquisto di duplicati.
#4. Timbratura con impronta digitale
Sempre più spesso, le aziende introducono all’interno delle proprie procedure sistemi tecnologici come, ad esempio, sistemi di timbratura basati su dati biometrici, come l‘impronta digitale. Tali
sistemi collegano l’impronta rilevata ad un cartellino digitale, registrando così l’ingresso o l’uscita del dipendente dal luogo di lavoro.
La timbratura biometrica, però, attualmente non può essere utilizzata in Italia: il Garante della Privacy ha stabilito che il trattamento dei dati biometrici non è ammissibile per l’ordinaria gestione del rapporto lavorativo, in particolare per il controllo presenze e degli orari dei dipendenti sul luogo di lavoro. L’autorità ritiene infatti che tale modalità sia sproporzionata rispetto alla finalità dell’operazione, realizzabile attraverso altri sistemi meno rischiosi e meno invasivi della sfera privata del lavoratore.
Pro: Il principale vantaggio riguarda proprio l’univocità dei dati – che aiuta a combattere l’assenteismo poiché consente di essere certi che la persona si trovi esattamente in azienda – e ridurre i cosiddetti “furbetti del cartellino”, ovvero a dire tutti quei dipendenti che approfittano della timbratura con badge facendola effettuare da un collega.
Contro: Per motivi di privacy non è consentita in tutti gli Stati; quindi, è fondamentale verificare la possibilità di installarla nel proprio Paese prima di procedere, onde evitare multe salate.
In conclusione
I sistemi di timbratura attualmente in uso sono diversi e presentano ognuno i propri vantaggi e svantaggi. Per capire quale è meglio scegliere è importante analizzare la struttura della propria azienda, le diverse esigenze di timbratura e le dotazioni tecnologiche dei propri dipendenti.
Se sono presenti molti dipendenti che si trovano spesso in trasferta, la soluzione più adatta è la timbratura da smartphone. Nelle aziende in cui ogni dipendente dispone di un proprio computer, la timbratura da desktop è quella più indicata. Nei casi in cui si debbano effettuare diverse timbrature nell’arco della giornata, la scelta migliore è il badge.
Non sai quale sistema di timbratura dipendenti è meglio scegliere per la tua attività? Contattaci, il team EcoTech è a tua disposizione per qualsiasi domanda.
